برای ثبت و ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی باید اطلاعات کارگاه، مشخصات کارکنان، روزهای کارکرد و دستمزد مشمول بیمه را آماده کنید و سپس لیست را از طریق سامانه خدمات غیرحضوری تامین اجتماعی ثبت یا بارگذاری کنید. در این راهنما، مراحل ارسال لیست، پرداخت حق بیمه، دریافت رسید و بررسی خطاهای احتمالی را قدم به قدم توضیح داده ایم.

پاسخ سریع: برای ارسال لیست بیمه وارد سامانه خدمات غیرحضوری تامین اجتماعی شوید، از بخش کارفرمایان به قسمت لیست حق بیمه بروید، کارگاه و ماه موردنظر را انتخاب کنید و لیست را به صورت آنلاین بسازید یا فایل خروجی نرم افزار لیست دیسک را بارگذاری کنید. پس از بررسی خطاها، لیست را نهایی کرده و برگ پرداخت را دریافت کنید.

لیست بیمه تامین اجتماعی چیست؟

لیست بیمه یا صورت مزد و حقوق، گزارشی است که کارفرما باید برای هر ماه به سازمان تامین اجتماعی ارسال کند. در این گزارش مشخص می شود چه افرادی در کارگاه مشغول به کار بوده اند، هر فرد چند روز کارکرد داشته، چه میزان حقوق و مزایای مشمول بیمه دریافت کرده و مبلغ حق بیمه او چقدر است.

ارسال صحیح این لیست برای ثبت سابقه بیمه کارکنان اهمیت زیادی دارد. اشتباه در کد ملی، شماره بیمه، روزهای کارکرد یا دستمزد می تواند باعث ثبت ناقص سابقه، مغایرت دستمزد و ایجاد مشکل برای بیمه شده یا کارفرما شود.

اطلاعات لازم برای ارسال لیست بیمه

پیش از ورود به سامانه، اطلاعات زیر را آماده کنید:

  • کد کارگاهی تامین اجتماعی
  • نام کاربری و رمز عبور حساب کارفرما یا نماینده کارگاه
  • سال و ماه مربوط به لیست
  • نام و نام خانوادگی کارکنان مطابق مدارک هویتی
  • کد ملی و شماره بیمه هر فرد
  • تعداد روزهای کارکرد در ماه
  • عنوان شغلی و کد شغل
  • دستمزد روزانه و حقوق ماهانه
  • مزایای مشمول کسر حق بیمه
  • تاریخ شروع یا پایان کار کارکنان جدید و ترک کار کرده

اگر کارگاه تازه تاسیس است و هنوز کد کارگاهی ندارد، ابتدا باید پرونده کارگاه در شعبه تامین اجتماعی تشکیل شود. بدون اختصاص کد کارگاهی و تایید دسترسی کارفرما، امکان ارسال لیست وجود ندارد.

ثبت سفارش خدمات ارسال لیست بیمه

اگر برای تنظیم دستمزدها، ثبت کارکنان، رفع خطای فایل یا ارسال نهایی لیست بیمه به کمک نیاز دارید، می توانید انجام این کار را به کارشناس کافی نتی بسپارید. پیش از ثبت سفارش، اطلاعات کارگاه و کارکنان را آماده کنید.

نکته: مسئولیت ارائه اطلاعات صحیح درباره کارکرد، حقوق، مزایا، شروع کار و ترک کار کارکنان بر عهده کارفرماست. کارشناس، لیست را براساس اطلاعاتی که در اختیار او قرار می دهید تنظیم و ارسال می کند.

آدرس سامانه ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی

ارسال اینترنتی لیست از طریق سامانه متمرکز خدمات غیرحضوری تامین اجتماعی انجام می شود. هنگام ورود، آدرس سایت را بررسی کنید و نام کاربری یا رمز عبور خود را در سایت ها و صفحات ناشناس وارد نکنید.

نام بعضی گزینه ها ممکن است با بروزرسانی سامانه کمی تغییر کند، اما مسیر معمول از بخش کارفرمایان، لیست حق بیمه و ارسال لیست حق بیمه در دسترس است.

آموزش مرحله به مرحله ثبت و ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی

مرحله اول: ورود به حساب کاربری

وارد سامانه شوید و نام کاربری و رمز عبور کارفرما یا نماینده مجاز کارگاه را وارد کنید. اگر پس از ورود، کارگاه موردنظر نمایش داده نمی شود، ممکن است دسترسی ارسال لیست برای حساب شما فعال نشده باشد.

مرحله دوم: ورود به بخش لیست حق بیمه

از منوی خدمات کارفرمایان، بخش «لیست حق بیمه» و سپس گزینه مربوط به ارسال یا ثبت لیست را انتخاب کنید. اگر اولین بار است که از این خدمت استفاده می کنید، ممکن است لازم باشد درخواست استفاده از خدمات غیرحضوری کارگاه را تکمیل کنید.

مرحله سوم: انتخاب کارگاه و دوره لیست

کد کارگاه، سال و ماه عملکرد را با دقت انتخاب کنید. یکی از خطاهای مهم این است که اطلاعات یک ماه به اشتباه برای ماه دیگری ثبت شود. قبل از ادامه، نام کارگاه و دوره لیست را دوباره بررسی کنید.

مرحله چهارم: انتخاب روش تهیه لیست

بسته به امکانات فعال سامانه، معمولا دو روش برای تهیه لیست وجود دارد:

  1. ایجاد لیست به صورت آنلاین: اطلاعات کارکنان و دستمزدها مستقیما در سامانه ثبت می شود.
  2. بارگذاری فایل: فایل های خروجی نرم افزار لیست دیسک یا نرم افزار حقوق و دستمزد سازگار با تامین اجتماعی در سامانه بارگذاری می شود.

اگر از نرم افزار لیست دیسک استفاده می کنید، خروجی معمولا شامل فایل اطلاعات کارگاه و فایل اطلاعات بیمه شدگان است. نام، پسوند یا محتوای فایل های خروجی را به صورت دستی تغییر ندهید؛ زیرا احتمال دارد سامانه فایل را شناسایی نکند.

مرحله پنجم: ثبت یا بررسی اطلاعات کارکنان

برای هر بیمه شده، موارد زیر را کنترل کنید:

  • کد ملی و شماره بیمه متعلق به همان شخص باشد.
  • تعداد روزهای کارکرد با حضور واقعی فرد تطابق داشته باشد.
  • دستمزد روزانه و ماهانه کمتر از حداقل مجاز همان سال نباشد.
  • مزایای مشمول بیمه به درستی ثبت شده باشد.
  • شروع کار نیروی جدید و ترک کار نیروی خارج شده فراموش نشده باشد.
  • عنوان شغلی با فعالیت واقعی فرد و اطلاعات کارگاه هماهنگ باشد.

مرحله ششم: پردازش و رفع خطاهای لیست

بعد از ثبت اطلاعات یا بارگذاری فایل، گزینه پردازش و بررسی لیست را انتخاب کنید. سامانه ممکن است خطا، هشدار یا مغایرت نمایش دهد. خطاهایی مانند نامعتبر بودن شماره بیمه، مغایرت کد ملی، اشتباه بودن روزهای کارکرد یا پایین بودن دستمزد باید پیش از ارسال نهایی اصلاح شوند.

هشدار را با خطا اشتباه نگیرید. بعضی هشدارها تنها نیازمند بررسی و تایید هستند؛ اما وجود خطای قطعی معمولا مانع ارسال نهایی لیست می شود.

مرحله هفتم: کنترل مبلغ و ارسال نهایی

پس از رفع خطاها، خلاصه لیست شامل تعداد بیمه شدگان، مجموع دستمزد مشمول بیمه و مبلغ حق بیمه را با گزارش حقوق و دستمزد خود مقایسه کنید. سپس لیست را تایید و برای شعبه ارسال کنید.

پیش از تایید نهایی، به خصوص اطلاعات نیروهای جدید، افراد ترک کار کرده و کارکنانی را که کارکرد ناقص دارند دوباره بررسی کنید. اصلاح اشتباه پس از ارسال نهایی ممکن است به مراجعه یا ثبت درخواست در شعبه نیاز داشته باشد.

مرحله هشتم: دریافت شماره پیگیری

پس از ارسال موفق، شماره پیگیری یا رسید ثبت لیست صادر می شود. این شماره به تنهایی به معنی پرداخت حق بیمه نیست؛ بنابراین بعد از ارسال، مرحله دریافت برگ پرداخت را نیز انجام دهید.

مرحله نهم: دریافت برگ پرداخت و پرداخت حق بیمه

برگ پرداخت مربوط به همان ماه را دریافت کنید و مبلغ حق بیمه را تا تاریخ درج شده پرداخت کنید. بعد از پرداخت، رسید بانکی و رسید سامانه را ذخیره کنید. بهتر است رسید لیست و رسید پرداخت هر ماه در یک پوشه جداگانه نگهداری شود.

توجه: ارسال لیست و پرداخت حق بیمه دو مرحله جدا هستند. ممکن است لیست با موفقیت ثبت شده باشد، اما تا زمانی که مبلغ برگ پرداخت تسویه نشود، بدهی کارگاه همچنان باقی بماند.

ساخت آنلاین لیست بهتر است یا بارگذاری فایل؟

روش مناسب برای نکته مهم
ثبت آنلاین در سامانه کارگاه های کوچک یا دارای کارکنان محدود نیازی به تهیه فایل خروجی جداگانه ندارد.
بارگذاری فایل کارگاه های دارای کارکنان بیشتر یا نرم افزار حقوق و دستمزد فایل باید با قالب مورد تایید تامین اجتماعی ساخته شود.

برای یک کارگاه کوچک، ثبت آنلاین می تواند ساده تر باشد. در کارگاه هایی با تعداد زیاد کارکنان، تهیه خروجی از نرم افزار حقوق و دستمزد معمولا سریع تر و کم خطاتر است؛ به شرط آنکه تنظیمات سال، حداقل دستمزد و مزایای مشمول بیمه صحیح باشند.

نحوه محاسبه حق بیمه کارکنان

در حالت معمول، حق بیمه کارکنان مشمول قانون کار معادل ۳۰ درصد دستمزد و مزایای مشمول بیمه است:

  • ۷ درصد سهم بیمه شده که از حقوق او کسر می شود.
  • ۲۰ درصد سهم کارفرما
  • ۳ درصد بیمه بیکاری بر عهده کارفرما

بنابراین در حالت عادی مجموع سهم کارفرما ۲۳ درصد است. با این حال، نرخ و نحوه محاسبه در برخی کارگاه ها، قراردادها، مشاغل یا موارد دارای معافیت می تواند متفاوت باشد. همچنین تمام پرداختی های فیش حقوقی لزوما مشمول کسر حق بیمه نیستند؛ پس نباید صرفا ۳۰ درصد کل دریافتی کارکنان را به عنوان حق بیمه محاسبه کرد.

مهلت ارسال لیست بیمه و پرداخت حق بیمه

براساس ماده ۳۹ قانون تامین اجتماعی، مهلت عادی ارسال لیست و پرداخت حق بیمه هر ماه، حداکثر تا آخرین روز ماه بعد است. برای مثال، لیست مربوط به فروردین باید حداکثر تا پایان اردیبهشت ارسال و پرداخت شود.

تمدید مهلت در بعضی ماه ها یا به دلیل تعطیلی و اختلال سامانه ممکن است با اطلاعیه رسمی اعلام شود؛ اما تا زمانی که اطلاعیه معتبری منتشر نشده، نباید ارسال لیست را با تصور تمدید شدن به روز آخر موکول کرد.

تاخیر در ارسال لیست و تاخیر در پرداخت حق بیمه دو موضوع جدا هستند و می توانند آثار متفاوتی داشته باشند. جزئیات مبلغ جریمه، نحوه محاسبه و امکان بخشودگی باید در مقاله تخصصی جرایم لیست بیمه بررسی شود.

خطاهای رایج هنگام ارسال لیست بیمه

نمایش ندادن کارگاه در حساب کاربری

ابتدا بررسی کنید با حساب کارفرما یا نماینده دارای دسترسی وارد شده اید. اگر کارگاه همچنان نمایش داده نمی شود، وضعیت دسترسی خدمات غیرحضوری باید از طریق شعبه یا پشتیبانی تامین اجتماعی پیگیری شود.

مغایرت کد ملی و شماره بیمه

شماره بیمه باید متعلق به همان کد ملی باشد. اطلاعات را با مدارک فرد و سابقه ثبت شده در تامین اجتماعی تطبیق دهید و از ساختن شماره بیمه جدید برای فردی که قبلا سابقه داشته خودداری کنید.

خطای فایل کارگاه یا بیمه شدگان

این خطا ممکن است به دلیل تغییر نام فایل، ناقص بودن خروجی، مغایرت کد کارگاه یا تنظیمات اشتباه نرم افزار رخ دهد. فایل را دوباره از نرم افزار اصلی تهیه کنید و پسوند آن را دستی تغییر ندهید.

اشتباه در روزهای کارکرد

روزهای کارکرد باید با حضور واقعی فرد در همان ماه تطابق داشته باشد. برای افراد دارای شروع کار، ترک کار، مرخصی بدون حقوق یا کارکرد ناقص، تعداد روزها باید با دقت بیشتری ثبت شود.

ارسال لیست بدون پرداخت

بعد از دریافت شماره پیگیری، وضعیت برگ پرداخت را بررسی کنید. ثبت لیست بدون پرداخت مبلغ، بدهی کارگاه را تسویه نمی کند.

پیگیری لیست و مشاهده سابقه بیمه کارکنان

کارفرما می تواند از قسمت پیگیری لیست های ارسالی، وضعیت پردازش، تایید و پرداخت هر دوره را بررسی کند. اگر وضعیت لیست نامشخص است، قبل از ارسال مجدد بررسی کنید که لیست تکراری ایجاد نشود.

کارکنان نیز می توانند پس از ثبت اطلاعات، از راهنمای استعلام و بررسی سابقه بیمه تامین اجتماعی استفاده کنند و مطمئن شوند روزهای کارکرد و دستمزد آن ها به درستی در سوابق درج شده است. نمایش سابقه جدید ممکن است بلافاصله پس از پرداخت انجام نشود و مدتی برای پردازش اطلاعات زمان ببرد.

سوالات متداول ثبت و ارسال لیست بیمه

برای ارسال لیست بیمه از کجا شروع کنیم؟

ابتدا کد کارگاه، دسترسی حساب کارفرما، مشخصات کارکنان، روزهای کارکرد و اطلاعات حقوق و دستمزد را آماده کنید. سپس وارد سامانه خدمات غیرحضوری تامین اجتماعی شوید.

آیا می توان لیست بیمه را بدون نرم افزار ارسال کرد؟

اگر امکان ایجاد لیست آنلاین برای کارگاه شما در سامانه فعال باشد، می توانید اطلاعات را مستقیما در سامانه ثبت کنید. برای تعداد زیاد کارکنان، استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد یا لیست دیسک معمولا مناسب تر است.

مهلت ارسال لیست بیمه تا چه زمانی است؟

مهلت عادی ارسال لیست و پرداخت حق بیمه هر ماه تا پایان آخرین روز ماه بعد است؛ مگر آنکه تامین اجتماعی برای دوره خاصی رسما مهلت را تمدید کند.

آیا ارسال لیست به معنی پرداخت حق بیمه است؟

خیر. پس از ارسال لیست باید برگ پرداخت دریافت و مبلغ حق بیمه نیز پرداخت شود. رسید ارسال و رسید پرداخت را جداگانه نگهداری کنید.

آیا امکان اصلاح لیست بیمه وجود دارد؟

بسته به وضعیت لیست و زمان شناسایی اشتباه، ممکن است اصلاح از طریق سامانه یا با پیگیری شعبه انجام شود. بهتر است پیش از ارسال نهایی، اطلاعات کارکنان، کارکرد و دستمزدها به طور کامل بررسی شود.

برای نیروی جدید چه اطلاعاتی باید ثبت شود؟

مشخصات هویتی، کد ملی، شماره بیمه، عنوان شغلی، تاریخ شروع کار، روزهای کارکرد و دستمزد فرد باید ثبت شود. اگر فرد سابقه بیمه دارد، از همان شماره بیمه قبلی استفاده کنید.

بعد از ارسال لیست، سابقه کارگر چه زمانی نمایش داده می شود؟

ثبت سابقه ممکن است بلافاصله انجام نشود و به پردازش اطلاعات و وضعیت پرداخت کارگاه بستگی دارد. بیمه شده می تواند بعدا سوابق خود را از سامانه تامین اجتماعی بررسی کند.