تشکیل پرونده مالیاتی در مایتکس: مراحل، مدارک، مهلت و جرایم

پرونده مالیاتی چیست ؟

پرونده مالیاتی در عمل شناسنامه مالی شما در سازمان امور مالیاتی کشور است. هر فرد یا هر کسب و کاری که درآمد دارد (حقیقی یا حقوقی) باید در نظام مالیاتی شناسایی شود تا اطلاعات هویتی، نشانی و محل فعالیت، نوع شغل، وضعیت ثبت نام و تکالیف، و در نهایت وضعیت مالیات های مربوط به او مشخص باشد. در این صفحه از سایت کافینتی به صورت کامل و مرحله به مرحله موضوع پرونده مالیاتی را توضیح می دهیم.

چرا تشکیل پرونده مالیاتی اهمیت دارد ؟

بر اساس قانون تجارت و قانون مالیات های مستقیم، کلیه فعالان اقتصادی (اشخاص حقوقی و حقیقی) موظفند نسبت به تشکیل پرونده و انجام تکالیف مالیاتی اقدام کنند. اگر کسب و کار شما پرونده مالیاتی و شناسه مربوط به فعالیت اقتصادی نداشته باشد، در بسیاری از خدمات رسمی و تعاملات مالی با مشکل روبرو می شوید. برخی از این مشکلات عبارتند از:

• نمی توانند به صورت قانونی با سایر کسب و کارها (داخلی و خارجی) تعامل و قرارداد خرید و فروش داشته باشند
• نمی توانند از بخشی از تسهیلات بانکی و خدمات اعتباری استفاده کنند
• در استفاده از پایانه های فروشگاهی و درگاه های پرداخت با محدودیت روبرو می شوند
• نمی توانند تکالیف مالیاتی (اظهارنامه، گزارش ها و ثبت نام های لازم) را درست انجام دهند

به دلیل اجرای فرایندهای الکترونیکی و اتصال سامانه های مختلف کشور به نظام مالیاتی، نداشتن پرونده مالیاتی یا ناقص بودن اطلاعات پرونده ممکن است باعث توقف یا اختلال در خدمات مرتبط شود.

مراحل و نحوه تشکیل پرونده مالیاتی

برای تشکیل پرونده مالیاتی در قدم اول باید ثبت نام الکترونیکی را انجام دهید. این کار از طریق دریافت اطلاعات کاربری و سپس تکمیل مراحل در سامانه انجام می شود.

برای شروع وارد سامانه my.tax.gov.ir شوید و در بخش “دریافت اطلاعات کاربری” موارد زیر را ثبت کنید:

• کد ملی
• ملیت
• تاریخ تولد
• شماره موبایل (حتما به نام همان کد ملی)

پس از اتصال به حساب کاربری در سامانه، از طریق گزینه “ایجاد پرونده مالیاتی جدید” وارد فرایند پیش ثبت نام می شوید. ادامه مراحل به طور خلاصه شامل موارد زیر است:

• پیش ثبت نام در نظام مالیاتی
• تکمیل و تایید اطلاعات اولیه
• دریافت نام کاربری و رمز عبور (در صورت نیاز)
• ثبت و تکمیل اطلاعات مربوط به فعالیت اقتصادی
• بارگذاری یا ارائه اسناد و مدارک مورد نیاز (بسته به نوع مودی و درخواست اداره مالیاتی)
• اعتبارسنجی اطلاعات و مدارک توسط اداره امور مالیاتی
• دریافت کد رهگیری و تکمیل فرایند تشکیل پرونده

نکته : اگر کسب و کار شما مشمول تکالیف سامانه مودیـان و صورتحساب الکترونیکی باشد، بعد از تکمیل پرونده و تایید اطلاعات، باید وضعیت تکالیف مرتبط را هم از همان پنل یا اطلاع رسانی های سازمان امور مالیاتی پیگیری کنید.

اگر نیاز به بررسی پرونده مالیاتی خود دارید می توانید به صفحه راهنمای کامل بررسی پرونده مالیاتی رجوع کنید.

مدارک تشکیل پرونده مالیاتی

مدارک لازم بر اساس حقیقی یا حقوقی بودن شخصیت مودی متفاوت است. در ادامه، فهرست را به صورت کاربردی آورده ایم.

مدارک تشکیل پرونده اشخاص حقیقی

• تصویر صفحه اول شناسنامه مودی (و شرکا در پرونده های مشارکتی)
• تصویر پشت و روی کارت ملی مودی (و شرکا در پرونده های مشارکتی)
• تصویر جواز کسب یا مجوز فعالیت از مرجع ذی ربط (در صورت نیاز یا وجود)
• تصویر آخرین قبض تلفن مربوط به محل فعالیت
• تصویر سند مالکیت یا اجاره نامه ملک محل فعالیت (به نام مودی)
• تصویر کارت بازرگانی (در صورت وجود)
• تصویر وکالت نامه نماینده قانونی یا معرفی نامه معتبر (در صورت اقدام توسط نماینده)

مدارک تشکیل پرونده مالیاتی اشخاص حقوقی

مدارک لازم جهت تشکیل پرونده اشخاص حقوقی معمولا مفصل تر است. برای تشکیل پرونده مالیات بر عملکرد و در صورت شمول، تکالیف مرتبط با ارزش افزوده و سایر موارد، مدارک زیر مورد نیاز است:

• اصل و کپی صفحه اول شناسنامه اعضای هیات مدیره
• اصل و کپی کارت ملی اعضای هیات مدیره
• اصل و کپی مدارک شرکت شامل اساسنامه، آگهی تاسیس، روزنامه رسمی، شرکت نامه، اظهارنامه ثبت شرکت ها و مهر شرکت
• کپی آخرین آگهی تغییرات روزنامه رسمی (در صورت وجود)
• گواهی امضای صاحبان امضای مجاز در دفترخانه اسناد رسمی
• فیش پرداخت نیم در هزار سرمایه اولیه شرکت (حق تمبر سرمایه) در صورت نیاز
• کپی پروانه فعالیت یا جواز فعالیت (در صورت وجود)
• کپی کارت بازرگانی شخص حقوقی (در صورت وجود)
• کپی سند مالکیت یا اجاره نامه دفتر محل فعالیت (به نام شخص حقوقی)
• کپی آخرین قبض تلفن مربوط به محل شرکت

مهلت زمان تشکیل پرونده مالیاتی

مهلت تشکیل پرونده مالیاتی بر اساس حقیقی یا حقوقی بودن شخصیت فعالان اقتصادی متفاوت است.

مهلت تشکیل پرونده مالیاتی اشخاص حقوقی

مطابق تبصره ماده ۴۸ قانون مالیات های مستقیم، کلیه اشخاص حقوقی موظفند حق تمبر سهام و سهم الشرکه خود را ظرف ۲ ماه از تاریخ ثبت قانونی شرکت (یا افزایش سرمایه) پرداخت نمایند.

نکته : هرچند در عمل، بحث “پرداخت حق تمبر” جدا از “تکمیل پرونده” است، اما توصیه می شود بلافاصله پس از ثبت شرکت، ثبت نام و تکمیل اطلاعات پرونده را انجام دهید تا در انجام تکالیف بعدی (اظهارنامه، ارزش افزوده، صورتحساب الکترونیکی و…) دچار مشکل نشوید.

مهلت تشکیل پرونده مالیاتی اشخاص حقیقی

بر اساس تبصره ۳ ماده ۱۷۷ قانون مالیات های مستقیم، صاحبان مشاغل مکلفند ظرف ۴ ماه از تاریخ شروع فعالیت، مراتب را کتبا به اداره مالیاتی محل فعالیت اعلام نمایند.

نکته : تاریخ شروع فعالیت ممکن است با تاریخ دریافت جواز کسب متفاوت باشد. ملاک، شروع واقعی فعالیت است و تاخیر در اعلام و ثبت نام می تواند باعث جریمه و محرومیت از برخی معافیت ها و تسهیلات شود.

جرایم عدم تشکیل پرونده مالیاتی

سازمان امور مالیاتی به عنوان ضمانت اجرا، برای برخی تخلفات جرایم و محدودیت ها در نظر گرفته است. توجه کنید این جرایم علاوه بر اصل بدهی مالیاتی (در صورت تعلق) اعمال می شود. از جمله موارد مهم:

• اختفای فعالیت اقتصادی و کتمان درآمد حاصل از آن می تواند مصداق جرم مالیاتی باشد و مرتکبان حسب مورد به مجازات های تعزیری درجه شش محکوم شوند (بند ۲ ماده ۲۷۴ قانون مالیات های مستقیم)
• عدم پرداخت مالیات حق تمبر سرمایه (موضوع ماده ۴۸) در مهلت مقرر، علاوه بر اصل مالیات، مشمول جریمه قانونی خواهد شد

عدم تشکیل پرونده یا ناقص بودن اطلاعات پرونده، همچنین می تواند موجب محرومیت از بخشی از معافیت ها، تسهیلات و خدمات مرتبط شود.

نکات مهم و کلیدی در مورد تشکیل پرونده مالیاتی

۱- تشکیل پرونده مالیاتی برای کلیه فعالان اقتصادی ضروری است؛ حتی اگر کسب و کار تازه تاسیس باشد یا در دوره ای فعالیت نداشته باشد (به ویژه برای جلوگیری از ایجاد سابقه ناقص و مشکل در خدمات سامانه ای).

۲- صاحبان مشاغل مشارکتی یا کسانی که در یک محل بیش از یک فعالیت شغلی دارند، در برخی شرایط فقط مکلف به تشکیل یک پرونده هستند، اما باید فعالیت ها را درست و کامل ثبت کنند.

نکته : اگر برای یک واحد شغلی بیش از یک پرونده تشکیل داده اید، هرچه سریع تر برای تعیین تکلیف و غیرفعال سازی پرونده اضافی اقدام کنید؛ چون هر پرونده می تواند تکالیف جداگانه ای ایجاد کند.

۳- فعالان اقتصادی برای هر واحد شغلی یا هر محل فعالیت، باید اطلاعات محل را به درستی ثبت کنند و در صورت داشتن چند شعبه یا چند محل، ثبت و نگهداری اطلاعات را با دقت انجام دهند.

۴- اجاره نامه محل فعالیت باید قانونی و قابل استعلام باشد (کد رهگیری یا تنظیم رسمی در دفترخانه). این موضوع برای تایید نشانی و اعتبارسنجی پرونده اهمیت دارد.

نکته : حتی اگر محل قانونی شرکت محل سکونت مدیرعامل باشد یا شرکت خانوادگی تاسیس شده باشد، در بسیاری از موارد لازم است اجاره نامه یا مدرک محل به نام شرکت تنظیم و قابل استناد باشد.

کلام آخر

تشکیل پرونده مالیاتی اولین و مهم ترین تکلیف مالیاتی صاحبان کسب و کارها است. نکته مهم این است که عدم ثبت نام یا عدم تشکیل پرونده، مانع مطالبه مالیات (در صورت تعلق) نمی شود؛ اما می تواند شما را وارد مسیر جریمه، محدودیت های سامانه ای و از دست دادن بخشی از امتیازات قانونی کند. بنابراین توصیه می کنیم ثبت نام و تکمیل اطلاعات پرونده را در اولین فرصت انجام دهید و تکالیف بعدی را هم در موعد مقرر پیگیری کنید.

[elementor-template id=”22013″]